Belege digitalisieren

Belege digitalisieren, statt analoge Prozesse zu nutzen

Belege digitalisieren für Rechnungen und die Buchführung? Umständliches Einscannen von Belegen und die manuelle Verarbeitung von Papieren ist auch heute noch der allgegenwärtige Alltag für viele Unternehmen. Um sich die Arbeit ein wenig zu erleichtern, greifen viele inzwischen auf Möglichkeiten zurück, Belege zu digitalisieren. Wieso jedes Unternehmen darüber nachdenken sollte, die Belegerfassung mithilfe von Software zu digitalisieren und wie man die Probleme genau lösen kann? Wir zeigen es Ihnen!

Belege manuell erfassen: Ein wahres Problem

Die manuelle Überführung von Informationen aus Scans und Bildern ist ausgesprochen zeitaufwendig. Manuell durchgeführt, nimmt sie viel Zeit in Anspruch, ist sie sehr umständlich – und vor allem ermüdend für diejenigen, die es machen müssen. Kein Wunder, wenn man sich mit solchen Dingen herumschlagen muss:

Handschriftliche Notizen sind teilweise nur schwer lesbar.
Belege, die Fehler enthalten oder vom Rahmenvertrag abweichen, nehmen sogar noch mehr Zeit in Anspruch.
Unternehmen haben einen hohen Einarbeitungsaufwand neuer Mitarbeitenden, weil Formulare und Belege nicht standardisiert sind.

In vielen Unternehmen ist es auch heute noch gang und gäbe, sämtliche Belege in Papierform vorliegen zu haben und diese extra einscannen zu müssen. Ein Graus, gerade für Unternehmen, die versuchen, dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken. Unser Tipp: am besten setzen Sie möglichst bald nur noch auf Dokumente in digitaler Form. Das kann Ihnen beispielsweise gelingen, indem Sie...

... Ausgangsrechnungen einfach direkt als PDF-Datei an Ihre Kunden versenden.
... sich mithilfe eines eigens dafür angerichteten E-Mail-Postfachs mit eigener E-Mail-Adresse Eingangsrechnungen zukünftig nur noch als PDF-Datei von Ihren Lieferanten zuschicken lassen.
... Kassenbelege ebenfalls per E-Mail an Ihre Kunden senden oder ihnen die Möglichkeit geben, sich die Rechnung selbst als Download herunterzuladen.

Dieser Weg, Belege zu digitalisieren, erleichtert die Arbeit schon einmal ungemein. Trotzdem muss es doch eine Möglichkeit gegeben, einen Lösungsansatz, Belege noch einfacher zu erfassen und zu bearbeiten...

Digitale Belegerfassung: So einfach kann es sein

Ein Großteil der anfallenden Belege lässt sich digitalisieren und so viel einfacher erfassen und verarbeiten. Hat man die digitale Belegerfassung erst einmal initiiert, kann man sich darüber hinaus historische Daten und Heuristiken zunutze machen. Auf diese Weise lassen sich selbst komplexe Fehler identifizieren.

In vielen Fällen lohnt es sich sogar, eine KI-basierte Software einzusetzen, um Belege zu digitalisieren. Wie das funktioniert? Unsere Lösung zeigt’s.

Belege digitalisieren mit AIDRIAN visio

Künstliche Intelligenz ist heutzutage bereits so weit fortgeschritten, dass sie uns das Leben auf viele Arten erleichtern kann. Belege zu digitalisieren und zu erfassen, ist eine davon. Die automatisierte Belegerkennung funktioniert dabei in drei Schritten.

Texterkennung
Die KI ist dazu in der Lage, relevante Textbereiche zu identifizieren und computergeschriebene sowie handschriftliche Texte in Bilddateien zu erkennen und zu digitalisieren.
Info-Zuordnung
Über Datenbanken prüft die KI – wie beispielsweise AIDRIAN – die erkannten Textelemente dabei auf ihre Plausibilität und Korrektheit.
Info-Verarbeitung
Und weil es gar nicht einfacher gehen kann, Belege zu digitalisieren, können die erhaltenen Informationen in jedes gewünschte Zielformat und -system übertragen werden.

Der Mehrwert dahinter, Belege richtig zu digitalisieren

Schon jetzt ist klar: viel leichter kann es gar nicht sein, Belege zu digitalisieren. Die Bearbeitungszeiten der Mitarbeitenden wird um 90 % reduziert, sodass sie entlastet werden und sich wieder auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können. In der Folge steigt ihre individuelle – und damit auch die unternehmerische – Produktivität. Dadurch, dass alle Dokumente auf diese Weise digitalisiert sind, werden Informationen aus unterschiedlichen Anwendungen zusammengeführt. Alle Mitarbeitenden können jederzeit darauf zugreifen, um beispielsweise Daten auszuwerten. Und zu guter Letzt: auf die Fähigkeiten der KI kann man sich verlassen, denn sie wird nicht müde und macht keine Flüchtigkeitsfehler. So kann man also Belege digitalisieren und dabei Fehlerquellen vermeiden.

Unsere Experten wissen, wie Ihnen die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen gelingt. Eliminieren Sie Zeitkiller und Fehlerquellen, indem Sie Ihre Dokumente digitalisieren. Wir unterstützen Sie gern dabei.

Fazit: Intelligente Belegerfassung lohnt sich

Zusammenfassend lässt sich wohl vor allem festhalten, dass es sich auf jeden Fall lohnt, Belege zu digitalisieren. Eine intelligente Belegerfassung steigert die Effizienz in Unternehmen ungemein, denn Fehlerquellen werden vermieden, Mitarbeitende werden entlastet und Prozesse werden – dank der ständigen Verfügbarkeit aller Dokumente – beschleunigt.

Fakt ist, wir sind im 21. Jahrhundert angekommen. Nicht umsonst heißt es auch das digitale Zeitalter. Wer also wettbewerbsfähig bleiben möchte, sollte entsprechende Maßnahmen ergreifen. Belege zu digitalisieren und auf diese Weise aufzuarbeiten, ist definitiv ein Teil davon.

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